Informativa sul trattamento dei dati personali

👤 Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è l’Organizzazione Demo. In un’installazione reale questo testo deve essere sostituito con i dati effettivi del titolare del trattamento.

🎯 Finalità del trattamento

I dati personali raccolti tramite il modulo di prenotazione sono trattati esclusivamente per la gestione delle prenotazioni delle sale comunitarie, l’organizzazione e calendarizzazione di attività ed eventi, il controllo degli accessi elettronici tramite sistema Yale Home, la verifica dell’accettazione del regolamento d’uso incluso il log dell’indirizzo IP, e statistiche interne sul numero indicativo di partecipanti.

📋 Dati raccolti

Il sistema può raccogliere nome e cognome, indirizzo email, numero di telefono, numero di partecipanti, indirizzo IP, ruolo all’interno dell’organizzazione e codice ISS.

⚖️ Obblighi normativi

Ai sensi delle disposizioni in materia di antiriciclaggio e prevenzione di attività illecite, l’organizzazione può raccogliere e trattare dati personali quali codice fiscale o codice ISS degli utenti, necessari per ottemperare agli obblighi di legge e garantire la corretta gestione delle prenotazioni e degli accessi ai locali.

✅ Base giuridica

Il trattamento è basato sul legittimo interesse del Titolare per la gestione e l’organizzazione delle attività comunitarie e sul consenso dell’interessato, espresso mediante l’accettazione del regolamento e della presente informativa.

🔐 Modalità di trattamento

I dati vengono trattati con strumenti elettronici e conservati in ambienti sicuri, accessibili solo a personale autorizzato. L’accesso alla sede è monitorato tramite credenziali personali e registrazione temporanea degli accessi digitali.

🔑 Accessi tramite Yale Home

Per consentire l’accesso alle sale prenotate presso il Centro Centro Servizi Demo, il numero di telefono del richiedente deve essere inserito, previo consenso, nella piattaforma Yale Home, gestita da Assa Abloy, per l’attivazione e la gestione remota delle serrature elettroniche installate nei locali comunitarie.

Il trattamento è effettuato per fornire l’accesso temporaneo alla sala prenotata da 3 ore prima dell’orario prenotato, registrare l’avvenuto accesso e disattivare automaticamente l’accesso 4 ore dopo l’orario prenotato.

🌍 Responsabili esterni e trasferimenti

Assa Abloy tratta i dati in qualità di Responsabile esterno del trattamento, sulla base di un rapporto contrattuale e nel rispetto di adeguate misure tecniche e organizzative. I dati vengono conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione dell’accesso e successivamente cancellati. Assa Abloy può trattare dati anche al di fuori della Repubblica di San Marino o dell’Unione Europea, nel rispetto della normativa vigente e di adeguate garanzie di protezione.

🗓️ Periodo di conservazione

I dati saranno conservati per un periodo non superiore a 12 mesi dalla data dell’evento, salvo esigenze specifiche legate a verifiche, responsabilità o obblighi normativi.

🚫 Comunicazione e diffusione

I dati non saranno comunicati a terzi né diffusi, salvo obblighi di legge o richieste da parte delle autorità competenti. I dati non saranno utilizzati per finalità commerciali o di marketing.

🧾 Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare i diritti previsti dalla normativa applicabile, tra cui accesso ai dati, rettifica o aggiornamento, cancellazione, limitazione o opposizione al trattamento, richiesta di copia dei dati e reclamo all’Autorità Garante.

📩 Contatti

Per esercitare i propri diritti, l’interessato può inviare una richiesta scritta all’indirizzo email demoportale@linknetsrl.net o rivolgersi al referente indicato dall’organizzazione.