Guida al portale

🔐 1. Accesso, registrazione e approvazione

Per usare le funzioni di prenotazione occorre avere un account approvato dall’organizzazione.

1. Clicca su Richiedi la registrazione.
2. Inserisci nome, cognome, email, cellulare e ISS / C.F.
3. Inserisci la tua email: sarà usata anche come nome utente per accedere.
4. Seleziona il tuo Gruppo / Associazione / Privato. Questa informazione viene usata anche nelle prenotazioni.
5. Compila il motivo della richiesta, accetta la Privacy Policy e invia.

Se dimentichi la password, dalla schermata di accesso usa il link Password dimenticata?: riceverai via email le istruzioni con il layout del Demo Portale Servizi per impostarne una nuova.

Se ti registri come utente/gruppo privato, l’account può essere attivato automaticamente, ma le prenotazioni private restano sempre soggette ad approvazione. Le richieste legate a gruppi o associazioni vengono verificate dagli amministratori prima dell’attivazione.

⚡ 2. Azioni rapide e area utente

Dopo il login trovi le Azioni rapide, pensate per raggiungere subito le funzioni principali:

• Nuova prenotazione: apre il modulo per richiedere uno spazio.
• Le mie prenotazioni: mostra le richieste create dal tuo account.
• Messaggi anonimi: mostra le conversazioni mediate dal portale, con badge dei non letti.
• Eventi Comunitari: compare quando sono aperte adesioni a iniziative occasionali.
• Guida al portale: apre questa guida.

L’area utente può aggiornarsi automaticamente per mostrare nuovi messaggi o aggiornamenti. Se stai compilando un modulo, l’aggiornamento viene rinviato per non perdere i dati inseriti. Nel footer trovi la release installata e l’orario dell’ultimo aggiornamento.

📝 3. Come creare una prenotazione

Il modulo di prenotazione è organizzato per raccogliere solo le informazioni necessarie alla valutazione della richiesta.

1. Scegli lo spazio principale.
2. Se ti servono più spazi nella stessa richiesta, attiva l’opzione dedicata e seleziona gli ambienti aggiuntivi.
3. Inserisci il titolo attività / incontro, ad esempio riunione gruppo, compleanno, laboratorio ragazzi.
4. Indica data e ora di inizio e data e ora di fine: i minuti disponibili sono 00 e 30.
5. Verifica che l’orario rientri nella fascia prenotabile configurata dall’organizzazione.
6. Indica gruppo/associazione/privato, referente, cellulare e numero partecipanti.
7. Seleziona eventuali attrezzature o servizi aggiuntivi.
8. Controlla eventuale contributo e cauzione.
9. Accetta Regolamento, Privacy Policy e condizioni cauzione quando previste.
10. Invia la richiesta.

Il sistema controlla automaticamente conflitti, fascia oraria e disponibilità. Dopo la selezione di spazio, data e orari, il modulo mostra anche un avviso immediato sotto le date se la fascia scelta risulta libera o già occupata. L’invio della richiesta non implica sempre conferma immediata: dipende dallo stato dell’utente, dal gruppo e dalle regole configurate.

Il menu Spazio / Risorsa principale mostra solo le risorse prenotabili dal gruppo selezionato: se prenoti come privato, non vedrai le risorse riservate ai gruppi interni; se fai parte di un gruppo autorizzato, vedrai le risorse compatibili con quel gruppo.

Utente privato resta sempre disponibile: anche chi appartiene a uno o più gruppi/associazioni può prenotare come privato per eventi personali o risorse a pagamento. Per questo motivo l’uso privato è considerato un’opzione di base dell’account e non compare come normale gruppo aggiuntivo da assegnare.

🕒 4. Orari consentiti per prenotare

Le prenotazioni possono essere richieste nelle fasce orarie consentite dall’organizzazione, oggi comprese tra 08:00 e 23:30. Una prenotazione non può iniziare prima delle 08:00 né terminare dopo le 23:30.

Il controllo vale sia per le prenotazioni singole sia per quelle ricorrenti. Se una sola occorrenza di una ricorrenza esce dalla fascia consentita o va in conflitto con un’altra prenotazione, il sistema può bloccare la richiesta o inviarla in valutazione.

🔁 5. Prenotazioni ricorrenti

La ricorrenza serve per attività che si ripetono nel tempo, ad esempio incontri settimanali, attività formative, riunioni periodiche o appuntamenti annuali.

Puoi scegliere la frequenza disponibile nel modulo, come settimanale, mensile o annuale. Per la frequenza settimanale puoi selezionare i giorni della settimana. Per mensile e annuale il sistema usa la data di partenza come riferimento.

Le ricorrenze sono soggette a controlli più restrittivi: l’organizzazione può stabilire quante occorrenze un utente può creare automaticamente. Oltre il limite assegnato, la serie resta in approvazione anche se l’utente è normalmente autorizzato alle prenotazioni automatiche.

🏷️ 6. Stati della prenotazione

• In attesa: richiesta inviata e in valutazione.
• Approvata: richiesta accettata dall’organizzazione.
• In attesa cauzione: la richiesta richiede il versamento/registrazione della cauzione.
• Confermata: la cauzione è stata registrata, quando prevista.
• Rifiutata: richiesta non accolta.
• Cancellata: prenotazione annullata.

Gli utenti possono cancellare autonomamente una prenotazione solo entro il limite previsto, normalmente fino a 48 ore prima dell’evento. In caso di disdetta entro le 48 ore precedenti l’evento vengono trattenuti 20,00 € totali; se la disdetta arriva prima delle 48 ore, la cauzione viene restituita integralmente.

💶 7. Contributi e cauzione

Per gruppi esterni o privati può essere richiesta una cauzione di 50,00 €. La cauzione non è un pagamento del servizio: è una garanzia per il corretto utilizzo degli ambienti.

La cauzione può non essere restituita, in tutto o in parte, in caso di locali lasciati sporchi, danni, mancato rispetto delle regole o altre irregolarità riscontrate dai gestori.

In caso di disdetta entro le 48 ore precedenti l’evento vengono trattenuti 20,00 € totali. Se la disdetta arriva prima delle 48 ore, la cauzione viene restituita integralmente.

Dopo l’evento, se il controllo è positivo, riceverai una mail che comunica che la cauzione è pronta al ritiro presso il bar del Centro Servizi Demo. Se invece la cauzione viene trattenuta o aggiornata in altro stato, riceverai una comunicazione specifica con le informazioni disponibili.

Quando è previsto un contributo per l’uso degli spazi, il portale lo mostra come stima o riepilogo secondo il gruppo selezionato e le impostazioni configurate dall’organizzazione.

📅 8. Disponibilità, calendario e privacy

Da PC o tablet puoi consultare il calendario. Da smartphone il portale privilegia una vista più semplice e leggibile delle disponibilità.

Per proteggere la privacy, le prenotazioni degli altri utenti non mostrano nome, cognome, email o dettagli privati: vengono indicate come Occupata. Le tue prenotazioni, invece, mostrano titolo, stato e dettagli.

Se hai bisogno di coordinarti con chi ha prenotato una risorsa, usa la funzione Richiedi contatto: il portale apre una conversazione anonima tra gli utenti interessati senza esporre automaticamente i dati personali.

📩 9. Messaggi anonimi e richieste di contatto

I messaggi anonimi servono per far dialogare due utenti quando uno ha bisogno di contattare chi ha già prenotato una risorsa. Il sistema mostra interlocutori generici, come Utente interessato o Referente prenotazione.

Nomi, cognomi ed email non vengono mostrati automaticamente. Ogni utente può decidere liberamente se presentarsi nel testo del messaggio.

Quando ricevi una notifica via email puoi rispondere in due modi:

• aprendo il portale e scrivendo nella chat anonima;
• rispondendo direttamente alla mail ricevuta, senza modificare l’oggetto.

La risposta via email viene importata nella chat anonima. Il portale non invia copie tecniche al mittente, così si riduce il rischio di rispondere alla mail sbagliata. La casella tecnica usata dal sistema è una coda di transito: dopo importazione o scarto controllato, le email vengono eliminate dalla mailbox e la conversazione resta nel portale.

La chat rimane visibile fino al giorno successivo all’evento. Dopo quel termine non viene più mostrata nell’area utente.

✉️ 10. Notifiche via email

Il portale invia email per tenerti aggiornato sui passaggi principali. Potresti ricevere notifiche per:

• registrazione e approvazione account;
• prenotazione inviata, approvata, rifiutata o cancellata;
• aggiornamenti relativi alla cauzione;
• nuovi messaggi anonimi;
• Eventi Comunitari e gestione adesioni.

Per le chat anonime puoi rispondere direttamente alla mail ricevuta. Per altre comunicazioni, leggi sempre il contenuto della mail: alcune sono informative, altre contengono link di gestione o istruzioni operative.

📲 10-bis. Notifiche Telegram

Quando il servizio è abilitato dall’organizzazione puoi collegare il tuo account Telegram dal portale e ricevere notifiche rapide operative. Il collegamento avviene tramite il bot/canale Telegram dell’organizzazione: apri il pulsante Collega Telegram, premi Avvia su Telegram e torna nel portale per confermare il collegamento.

Il solo collegamento non abilita automaticamente tutte le notifiche: l’organizzazione può decidere quali notifiche personali o operative attivare per il tuo account. Puoi scollegare Telegram dal portale quando non desideri più mantenerlo associato.

🍽️ 11. Eventi Comunitari

La sezione Eventi Comunitari compare quando sono aperte iscrizioni a pranzi, cene o iniziative occasionali. Non sempre è visibile: viene attivata solo quando l’organizzazione pubblica eventi con adesioni aperte.

1. Apri Eventi Comunitari.
2. Scegli l’evento disponibile.
3. Inserisci i dati richiesti.
4. Indica il numero dei partecipanti.
5. Accetta la Privacy Policy.
6. Invia l’adesione.

Dalla mail di conferma puoi gestire l’adesione, modificare il numero partecipanti o annullare entro il termine previsto. Anche per gli eventi occasionali l’annullamento online è consentito fino a 48 ore prima; in caso di disdetta entro le 48 ore potranno essere trattenuti 20,00 € totali dalla cauzione, quando prevista.

📱 12. Uso da smartphone e PWA

Il portale è utilizzabile da smartphone, tablet e computer. Da mobile l’esperienza è più compatta: le funzioni principali restano disponibili, mentre le attività gestionali avanzate sono consigliate da PC o tablet.

Il portale può anche essere installato come app PWA. Su Android/Chrome o desktop compare il pulsante Installa Demo Portale Servizi quando il browser lo consente. Su iPhone/iPad usa Safari: Condividi → Aggiungi alla schermata Home.

Le funzioni operative richiedono comunque connessione internet.

🛡️ 13. Sicurezza e buone pratiche

• Usa una password sicura e non condividerla. Nel modulo di registrazione e nella login puoi usare il pulsante Mostra/Nascondi per controllare quanto digitato prima dell'invio.
• La password distingue maiuscole e minuscole.
• Non inserire dati personali non necessari nei messaggi anonimi, salvo tua scelta.
• Controlla sempre date, orari, risorse e numero partecipanti prima di inviare.
• Leggi Regolamento, Privacy Policy e condizioni cauzione prima di confermare.
• In caso di dubbi usa il link Segnalazioni nel footer.

🧭 14. Come è progettato il portale

Il portale è stato progettato con alcune regole di fondo:

• Controllo umano: l’organizzazione mantiene sempre la possibilità di approvare, rifiutare, modificare o verificare richieste.
• Privacy: le prenotazioni altrui non mostrano dati personali.
• Tracciabilità: le comunicazioni importanti passano dal portale o da email collegate al sistema.
• Semplicità per gli utenti: le funzioni più usate sono nelle Azioni rapide.
• Sicurezza operativa: orari, cauzioni, ricorrenze e permessi vengono controllati dal sistema.

Queste regole aiutano a usare gli spazi in modo ordinato, trasparente e rispettoso della comunità.